Stappenplan

 
Wat moet u doen voordat u iemand laat werken? De huidige rechtspraak verlangt van u dat u het stappenplan van de Inspectie SZW (tot 1 januari 2012 de Arbeidsinspectie) volgt.
Raadpleeg altijd de website van de Inspectie SZW voor de meest recente versie van het stappenplan.

Stap 1

U vraagt de persoon die u wilt laten werken een origineel identiteitsbewijs
te laten zien. Alleen documenten die zijn aangewezen in de
Wet op de identificatieplicht gelden als identiteitsdocumenten voor
werknemers. De belangrijkste zijn:
• Geldig Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)
• Geldig paspoort of geldige Europese identiteitskaart van één van
de EER-landen
• Geldig paspoort van een land van buiten de EER dat voorzien is
van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen
• Geldige verblijfsdocumenten voor vreemdelingen, namelijk:
• document I (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, regulier)
• document II (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, regulier)
• document III (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, asiel)
• document IV (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, asiel)
• EU/EER-document (verblijfsdocument voor vreemdelingen uit
de EER en hun gezinsleden)
• W-document (document voor asielzoekers)

Heeft de persoon die u wilt laten werken geen identiteitsdocument
als genoemd in de Wet op de identificatieplicht, dan mag u hem of
haar niet laten werken.

Rijbewijs en sofi-nummer
Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument om bij het begin
van de arbeidsrelatie de identiteit vast te stellen. Op een rijbewijs is
immers geen nationaliteit of verblijfsstatus vermeld. Ook het sofinummer
is geen identiteitsbewijs. Het is niet meer dan een administratief
gegeven, waaraan geen rechten ontleend kunnen worden.
U mag een werknemer die zich uitsluitend identificeert met een
rijbewijs of sofi-nummer dus niet laten werken.

Stap 2

Stel op basis van het identiteitsdocument de nationaliteit vast van de
persoon die u wilt laten werken en controleer of hij in Nederland
mag werken.
Op de sticker voor verblijfsaantekeningen en op de achterkant
van elk van de bovengenoemde vreemdelingendocumenten wordt
altijd duidelijk aangegeven of de persoon wel mag werken, niet mag
werken of dat u voor deze persoon een tewerkstellingsvergunning
moet hebben.

Laat dus uitsluitend iemand voor u werken op voorwaarde dat
hij een origineel en geldig identiteitsdocument heeft getoond en
waaraan u duidelijk heeft kunnen zien dat hij in Nederland mag
werken.

Let op!
Als u een vreemdeling voor wie arbeid niet vrij is toegestaan toch
voor u wilt laten werken, vraag dan bij het CWI een tewerkstellingsvergunning
aan. Zolang u niet beschikt over de tewerkstellingsvergunning,
mag u de vreemdeling niet laten werken.

Stap 3

Controleer of de persoon die u wilt laten werken degene is aan wie
het identiteitsdocument toebehoort. U kunt dan bijvoorbeeld op het
volgende letten:
• Komt de pasfoto op het identiteitsbewijs overeen met de persoon
die het document toont?
• Komen de uiterlijke kenmerken, zoals lengte en kleur ogen
overeen met de vermeldingen op het identiteitsbewijs?
• Komt de leeftijd van de persoon overeen met de op het identiteitsdocument
vermelde geboortedatum?
• Komt de handtekening van de persoon overeen met de handtekening
in of op het identiteitsbewijs? (Laat, ter controle, de persoon
ook duidelijk voor u zichtbaar zelf zijn handtekening zetten)
• Komt de handtekening, als deze leesbaar is, overeen met de naam
op het identiteitsbewijs?

Is de persoon niet degene aan wie het identiteitsdocument toebehoort
of twijfelt u daaraan, dan kunt u de identiteit van de persoon
niet verifiëren. U kunt dan niet beoordelen of u de persoon die het
document toont mag laten werken. U kunt dan eventueel contact
opnemen met de politie. Laat de persoon in ieder geval (nog) niet
werken.

Dubbelgangers
Sommige personen maken gebruik van het identiteitsdocument
van iemand anders. Dit zijn de zogenaamde look-alikes (ofwel
dubbelgangers).

Stap 4

Controleer of het identiteitsdocument geldig, echt en onvervalst is.
Let daarbij goed op de volgende onderdelen:
• Is de geldigheidsdatum niet verstreken?
• Staan er typefouten op het identiteitsbewijs?
• Bevat het identiteitsbewijs de juiste echtheidskenmerken?

Als een document ongeldig, vals of vervalst is, kunt u de identiteit
van de persoon niet vaststellen. U kunt dan niet beoordelen of u de
persoon die het document toont mag laten werken. Laat de persoon
daarom nog niet werken. U kunt dan eventueel contact opnemen
met de politie als u aan de echtheid van het document twijfelt.

Tip
Er zijn veel verschillende identiteitsbewijzen. Deze bevatten
allemaal een (beperkt) aantal soortgelijke echtheidskenmerken.
Deze zijn betrekkelijk eenvoudig te herkennen. Zie hiervoor
http://www.identiteitsdocumenten.nl. U kunt daarbij ook hulpmiddelen
gebruiken, zoals een loep of een UV-lamp. Er zijn diverse
handboeken en cursussen op dit gebied op de markt.

Stap 5

Neem een kopie van het identiteitsdocument van de persoon die u
laat werken op in uw administratie. Als werkgever bent u overigens
verplicht een kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie op
te nemen van:
• alle werknemers die bij u in dienst zijn
• alle vreemdelingen die u inleent of via aan- of onderaanneming laat
werken.
U dient deze kopie tot vijf jaar na beëindiging van de werkzaamheden
te bewaren.
(Dit geldt ook voor personen die voor u werken via een uitzendbureau,
loonbedrijf of onderaannemer.)

Stap 6

Wijs alle personen die u laat werken erop dat ze tijdens het werk
een origineel en geldig identiteitsdocument bij zich moeten dragen.
Is er bij u een controle, bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie, dan
moet u de personen die u voor u laat werken in de gelegenheid
stellen zich te identificeren. U moet bovendien zo nodig maatregelen
en voorzieningen treffen voor het bewaren van de identiteitsdocumenten
van de personen die u voor u laat werken.

Op de website van de Inspectie SZW (tot 1 januari 2012 de Arbeidsinspectie) vindt u de meest recente versie van het stappenplan, waarin wordt beschreven wat er van u wordt verwacht voor u arbeid laat verrichten door een ander.

 

BOETE.NET is onderdeel van Mr. J.P.C. ten Wolde, Advocaat - Nagtzaamplein 9 - 2032 TB Haarlem - 023-5352299 - Ook buiten kantooruren bereikbaar - 24/h 06-28632229